담당자가 바뀌어도,
고객과의 약속은 이어지도록.
ABC 주식회사는 고객과 신규 거래를 준비하고 있습니다. 담당자가 바뀌는 날, 대표는 고객에게 같은 설명을 다시 부탁하고 싶지 않습니다. 지난 대화와 약속을 다음 사람이 이어받을 수 있어야 합니다.
“담당자가 바뀌니까 고객이 저한테 직접 연락해요. 지난번 미팅에서 뭘 약속했는지 아는 사람이 없으니까요.”
인수인계를 했는데도, 대표에게 질문이 돌아옵니다.
새 담당자는 제안 자료를 받았지만, 고객이 왜 이 조건을 요청했는지는 알기 어렵습니다. 미팅 내용은 개인 메모에, 다음 주까지 보내기로 한 자료는 메신저에 남아 있습니다. 파일만으로는 거래의 맥락이 이어지지 않습니다.
고객에게 연락이 오면 새 담당자는 이전 담당자나 대표부터 찾습니다. 대표는 지난 이야기를 다시 설명하고 빠진 약속이 없는지 확인합니다. 일을 넘겼지만, 실제로 이어주는 역할은 계속 대표가 맡습니다.
한 프로젝트에 기록과 다음 할 일을 모읍니다.
프로젝트에 관련 거래처와 담당자를 연결하고 미팅·제안 내용과 비용을 기록합니다. 해야 할 일은 담당자와 기한을 정해 해당 프로젝트에 연결합니다.
누가 처리할지만 적지 않고 어떤 업무에서 나온 일인지도 함께 남깁니다. 다음 사람이 프로젝트 기록과 관련 할 일을 이어서 볼 수 있는 구조를 만듭니다.
센서 교체안 제안
공급 가능 여부와 납기를 확인한 뒤
11월 5일까지 제안을 보내기로 했습니다.
프로젝트 할 일
담당자가 합의한 내용과 배경을 기록합니다.
담당자를 바꿔도, 거래를 처음부터 설명하지 않도록 합니다.
새 담당자는 프로젝트에서 지난 미팅과 제안 내용을 읽고, 맡은 일과 기한을 확인합니다. 고객과 왜 그 일을 하기로 했는지 파악한 뒤 다음 대응을 준비합니다.
대표도 같은 기록에서 미완료된 일과 담당자를 봅니다. 일일이 배경을 전달하기보다 판단이 필요한 지점에 참여합니다. 한 사람의 기억에 기대던 약속을 팀이 이어갈 수 있는 상태로 남깁니다.
이 흐름에 필요한 기능
- 프로젝트와 관련 거래처·담당자 연결
- 미팅·제안 내용과 비용 기록
- 담당자·기한이 있는 할 일을 업무에 연결
기존 미팅 기록과 제안 방식, 업무를 나누는 기준을 살핍니다. 필요한 정보와 맡은 일을 같은 프로젝트에서 확인할 수 있도록 구성합니다.
시스템 없이, 지금 바로 정해볼 수 있는 것
미팅이 끝난 직후 세 줄만 남기면 인수인계가 달라집니다. 시스템은 그 기록을 거래처·비용·할 일과 연결하는 단계입니다.
- 01
프로젝트마다 문서 하나를 두고, 미팅이 끝나면 결정한 것·약속한 것·다음 할 일을 세 줄로 적습니다.
- 02
할 일에는 반드시 담당자와 기한을 붙입니다. 담당자가 없는 할 일은 아직 할 일이 아닙니다.
- 03
관련 거래처와 비용 파일의 위치를 같은 문서 상단에 적어, 새 담당자가 그 문서 하나에서 시작하게 합니다.
이 사례에서 자주 묻는 질문
메신저나 메일로 나눈 대화도 기록으로 남길 수 있나요?
대화에서 나온 약속과 할 일을 프로젝트에 기록하는 흐름을 만듭니다. 모든 메시지를 자동으로 수집하는 방식이 아니라, 담당자가 결정 사항을 남기는 자리를 만드는 것입니다.
프로젝트 관리 도구를 이미 쓰고 있다면요?
기존 도구에서 유지할 것과 거래처·비용·견적 기록과 연결해야 할 것을 구분합니다. 모든 도구를 바꾸는 것을 전제로 하지 않습니다.