승인한 돈과 나간 돈을,
구분해서 볼 수 있다면.
ABC 주식회사의 대표는 비용을 승인한 뒤에도 실제 지급 여부를 다시 묻습니다. 결재 문서와 송금 기록이 따로 있기 때문입니다. 승인한 금액과 지급한 금액, 앞으로 지급할 일정을 함께 보고 싶습니다.
“결재는 제가 다 했는데, 실제로 돈이 나갔는지는 또 경리한테 물어봐야 해요. 어떤 발주 건 비용인지도 그때그때 찾고요.”
결재를 끝냈는데, 돈의 흐름은 다시 물어봐야 합니다.
공급사에서 대금이 들어오지 않았다는 연락이 옵니다. 대표가 결재 문서를 확인하니 승인은 끝나 있습니다. 재무 담당자에게 실제로 지급했는지, 어느 발주에 대한 돈인지 다시 확인합니다.
선금과 잔금을 나눠 지급하는 건도 있습니다. 이미 지급한 금액과 다음 지급 일정이 다른 파일에 있으면 대표는 자료를 모아달라고 요청해야 합니다. 승인 완료라는 표시만으로는 아직 남아 있는 지급을 판단하기 어렵습니다.
승인할 일과 실제 지급할 일을 구분합니다.
발주나 프로젝트에서 생긴 비용을 지급 요청에 연결합니다. 요청 금액과 증빙, 지급할 일정을 같은 건에서 확인하고 회사의 결재 순서에 따라 승인합니다.
승인이 끝났다고 지급까지 완료된 것으로 처리하지 않습니다. 실제 지급 내역을 따로 기록하고, 나눠 지급하는 경우에는 각 일정과 남은 금액을 확인하도록 구성합니다.
지급 요청 작성
연결된 증빙
| 품목 | 수량 | 금액 |
|---|---|---|
| 산업용 센서 | 12개 | 2,400,000원 |
담당자가 출처와 증빙을 확인해 지급을 요청합니다.
대표도 같은 기록에서, 다음 결정을 준비합니다.
대표는 비용이 생긴 발주나 프로젝트, 증빙과 승인 결과를 함께 봅니다. 실제 지급 내역은 별도로 확인해 결재가 끝난 일과 돈이 나간 일을 구분합니다.
나눠 지급하는 건은 지급 일정과 남은 금액을 확인합니다. 누가 어느 파일을 갖고 있는지부터 찾는 대신, 같은 기록을 바탕으로 확인할 비용과 다음 지급을 담당자와 이야기합니다.
이 흐름에 필요한 기능
- 발주·프로젝트 비용과 증빙 연결
- 담당자 검토와 결재선에 따른 승인
- 지급 일정 확인과 실제 지급 내역 기록
비용과 지급 요청, 승인 및 실제 지급 내역을 관리하는 흐름입니다. 은행 자동 송금이나 회계·세무 신고 대행과는 구분해 필요한 범위를 정합니다.
시스템 없이, 지금 엑셀로 먼저 해볼 수 있는 것
승인과 지급을 다른 열로 나누는 것만으로 질문이 줄어듭니다. 시스템은 그 기록을 발주와 증빙에 연결하는 단계입니다.
- 01
지급 요청 표에 승인 날짜와 지급 날짜를 다른 열로 둡니다. 승인됐지만 지급되지 않은 건이 바로 보입니다.
- 02
모든 비용에 어느 발주·프로젝트의 비용인지 번호를 적습니다. 번호가 없는 비용은 따로 모아 확인합니다.
- 03
증빙 파일 이름을 지급 요청 번호로 시작하게 정해 폴더 하나에 모읍니다.
이 사례에서 자주 묻는 질문
은행 송금이나 회계 처리까지 연결되나요?
내부 승인과 실제 지급 기록, 증빙과 분할 지급 일정을 관리합니다. 은행 자동 송금이나 세무 신고는 범위에 넣지 않으며, 회계 프로그램과의 연동은 상담에서 가능 범위를 확인합니다.
분할 지급이나 선금도 관리되나요?
한 지급 요청 아래 여러 번의 지급을 기록하고 남은 금액과 다음 지급 예정일을 확인합니다.